| Planificarea proiectelor “Failing to plan is planning to fail” W. Churchill Există o tendinţă de scurtare a timpului alocat planificării, cu accent pe începerea imediată a activităţilor propiu zise. Asta este o greşeală. Timpul petrecut în mod corespunzător pentru planificarea proiectului va conduce la un cost şi o durată redusă şi la creşterea calităţii acestuia. Planificarea Proiectelor: 7 Elemente Esenţiale 1. Scopul Proiectului 2. Resursele 3. Structura de Management 4. Jaloanele (milestones) 5. Dependenţele 6. Riscurile 7. Diagrama (chart) 1. Scopul Proiectului Ceea ce dorim să producem este clar definit? Toată lumea a înţeles scopul proiectului? Este toată lumea de acord? Obiectivele Proiectului sunt SMART? – Specifice: definite clar şi precis – Măsurabile: (ex. NU “calculatoare performante” CI “calculatoare cu 4 Gb procesor”) – Acceptabile: pot fi ele îndeplinite? S-a mai realizat ceva similar în trecut? – Relevante: facem ceea ce trebuie? Scopul unui manager de bancă “să facă 10 cafele şi 15 prăjituri cu cremă până la ora 18:00” poate fi specific, măsurabil, acceptabil, încadrat în timp, dar îi lipseşte cu desăvârşire RELEVANŢA. – (încadrate în) Timp: Este fiecare obiectiv realizabil în timpul propus? Întregul proiect se va termina până la data stabilită? 2. Resursele Avem resursele necesare pentru a realiza proiectul? Resursele includ personalul, banii, timpul, compentenţele necesare, echipamentul, ce vor fi folosite la execuţia activităţilor. Este nevoie să angajăm personal suplimentar, să căutăm colaboratori sau să externalizăm din activităţi? Este nevoie să cumpărăm sau mai bine să închiriem o parte din echipamente? Nu ar trebui să programăm oamenii pentru mai mult de 80% din timpul lor. Întotdeauna apar probleme neprevăzute. 3. Structura de Management Membrii echipei de proiect au rolurile stabilite? Există o structură de luare a deciziilor clară? Cine va lua deciziile în momentele neprevăzute? Achiziţiile le face echipa de proiect sau un buyer din afara echipei? Cine va distribui informaţiile legate de progresul proiectului şi cui? Cine este responsabil cu actualizarea versiunii de lucru a planului/programului şi cu distribuţia acestuia întregului personal implicat? Această structură este diferită de la proiect la proiect şi de la organizaţie la organizaţie, în funcţie de cultura acesteia. 4. Jaloanele (Milestones) Pentru a avea o imagine cât mai corectă asupra progresului înregistrat în derularea proiectului, este nevoie să împărţim proiectul în mai multe secţiuni, asemenea unui drum presărat cu borne kilometrice. Această împărţire trebuie făcută însă ţinând cont de mai mulţi factori, cum ar fi: o durată de timp (de regulă 1-2 săptămâni), încheierea unei activităţi importante sau în funcţie de cash flow. De regulă şedinţele se stabilesc la fiecare jalon. 5. Dependenţele Majoritatea activităţilor nu pot începe decât în urma altora. Spre exemplu, nu este indicat într-o cameră să se înceapă zugrăvirea propriu-zisă, decât după ce a fost scoasă/acoperită mobila şi evident, după ce s-au procurat materialele şi pereţii au fost curăţaţi. Desigur, mobila nu poate fi mutată la loc imediat după ce activitatea de văruire s-a încheiat. Mai întâi trebuie să se usuce varul. Dependenţele dintre activităţi ne dau imaginea corectă a numărului de oameni de care avem nevoie, şi de timpul necesar întregului proiect, prin determinarea drumului critic. Activităţile trebuiesc puse într-o secvenţă logică, luând în considerare interdependenţele. 6. Riscurile Orice proiect, prin natura sa de activitate unică, este supus riscurilor. Identificarea şi gestionarea acestora, este parte integrantă a oricărui plan de proiect. Managementul Riscului are următoarele etape: Identificare (analiza SWOT, brainstorming, tehnica grupului nominal, tehnica Delphi, interviurile), Evaluare, Planificarea Resurselor, Implementarea Reacţiilor. Pregătirea reacţiilor la riscuri în funcţie de impact. Pentru fiecare risc identificat, managerul de proiect trebuie să identifice corect contramăsurile ce vor fi adoptate şi costurile lor. Evitarea riscului (modificarea planului) Reducerea probabilităţii sau a impactului (anvelopa de iarnă reducere probabilitatea derapării, dar nu o elimină) Transferul riscului (încheierea de asigurări şi contracte care să tranfere riscul furnizorului) Întocmirea unor planuri de rezervă (planul “B”) Acceptarea riscului (monitorizarea atentă a situaţiei pentru a evita pe viitor situaţiile similare) Majoritatea proiectelor, au marjele de timp şi de cost cuprinse între 10-15%. 7. Diagrama (chart) Cea mai cunoscută diagramă în managementul proiectelor, este diagrama Gantt. Avantajul acesteia provine din faptul că este uşor de citit, nu îţi trebuie cunoştinţe manageriale ca să o înţelegi. Pe lângă această diagramă, trebuie ataşată în planul proiectului şi diagrama de dependenţe a activităţilor, cunoscută şi ca diagrama PERT. Aceasta este o diagramă cu reţele de activităţi, ce reprezintă grafic relaţiile de precedenţă dintre lucrările ce urmează a fi executate în cadrul proiectului. Are rolul de a oferi informaţii cu privire la întârzierile pe care le poate suferi (sau nu) întregul proiect în funcţie de întârzierea fiecărei activităţi (lucrările care nu se află pe drumul critic pot avea întârzieri). Planificarea este un lucru bun. Dar nu vă entuziasmaţi prea tare. Veţi ajunge să schimbaţi planul oricum pe măsură ce proiectul avansează. 1În original “He who fails to plan is planning to fail.” (Cel care nu reuşeşte să planifice, planifică nereuşita) este atribuită lui Winston Churchill în timpul celui de-al doilea război mondial. Şi Benjamin Franklin are un citat similar “By failing to prepare, you are preparing to fail.” |